Informações detalhadas sobre como uma grande instituição está se transformando - Chisholm Institute

Introdução

Como um serviço essencial, o Instituto Chisholm tem estado continuamente operacional e trabalhando em estreita colaboração com o Departamento de Educação e Treinamento de Victoria (DET) e o Departamento de Saúde e Serviços Humanos (DHHS) para planejar e responder ao impacto atual e potencial de o Coronavírus (COVID-19) em nossos alunos, funcionários e na comunidade em geral. Até o momento, não tivemos casos relatados ou confirmados do vírus.

Na época do rompimento da pandemia, o Instituto Chisholm tinha quase 27.000 alunos para gerenciar tanto em terra quanto em terra, junto com quase 1.200 funcionários, organizações parceiras, empregadores, escolas locais e a comunidade em geral. Os números dos alunos de Chisholm na época incluíam:

  • 26.899 total de estudantes dentro e fora da costa;
  • 21.115 estudantes onshore, incluindo 3.557 VET para alunos do ensino médio;
  • 200 cursos, dos quais 30 são entregues ao VET para alunos do ensino médio localizados em 124 escolas no sudeste de Melbourne;
  • 1.200 funcionários - uma combinação de professores em período integral, meio período e casual, equipe de suporte de administração profissional, gerentes e equipe executiva.

Atualmente, toda a entrega em terra mudou para on-line e / ou remota, com retorno ao campus a partir de segunda-feira, 4 de maio, para um pequeno número de cursos que exigem atividades práticas e / ou avaliação para progredir no aprendizado ou avaliar habilidades antes da colocação no trabalho. A maioria dos cursos que deveriam começar em abril foi adiada para o início do segundo semestre.

Atualmente, a Chisholm processou 541 saques formais, o que é 28% menor que o mesmo período do ano passado.

No espaço de duas semanas, incluindo as férias da Páscoa, Chisholm havia assumido o seguinte:

Gerenciamento de equipe

  • acordos de trabalho temporários flexíveis negociados com a equipe;
  • coordenou os requisitos para que a maioria dos funcionários trabalhasse remotamente, incluindo acesso a laptops e outros equipamentos de trabalho, acesso à Internet, combinação anual de licenças para cuidadores e outros acordos negociados para apoiar acordos de assistência à infância, educação em casa e outras situações pessoais;
  • Maior acesso da equipe ao Programa de Assistência ao Empregado (EAP), que registrou um aumento nas solicitações;
  • Configure um centro de bem-estar para a equipe, incluindo acesso ao aplicativo Springday;
  • Estabelecer consultas com os sindicatos para mantê-los informados sobre o progresso;
  • Estabeleceu diretrizes para trabalhar remotamente e retomar a entrega no campus;
  • Desenvolvimento e refinamento de planos de continuidade de negócios, pandemia e recuperação;
  • Desenvolveu um grupo de comunicação COVID, para manter todas as áreas do Instituto informadas sobre as ações que estão sendo realizadas;
  • Forneceu comunicação regular a todos os funcionários do Instituto por meio de boletins “People Talk” distribuídos três vezes por semana;
  • Treinamento extensivo sobre zoom, Moodle e entrega on-line fornecido ao corpo docente. Um plano operacional foi implementado para garantir que todo o pessoal tenha sido treinado o suficiente para apoiar os alunos em um ambiente on-line;
  • Zoom, Moodle e diretrizes de aprendizado on-line desenvolvidas para que os alunos os apoiem no ambiente de aprendizado on-line.

Marketing e comunicação

Um foco principal de Marketing e Comunicação tem sido a comunicação para estudantes e a comunidade em geral. Durante o mês passado, foi realizado o seguinte:

  • Cinco Boletins de Estudantes foram distribuídos no mês passado, incluindo comunicações genéricas e personalizadas para estudantes internacionais e de Ensino Superior;
  • Uma comunicação regular por e-mail foi enviada a todos os alunos, descrevendo o suporte disponível através da Chisholm e e-mails personalizados foram suportados para as áreas de entrega a serem enviadas aos alunos sobre as informações de entrega do termo 2.
  • Uma comunicação regular por e-mail foi fornecida às escolas secundárias em parceria com nossos programas VETDSS, e uma comunicação personalizada foi enviada a esses alunos.
  • A comunicação por email foi enviada a políticos locais, estaduais e federais no Sudeste, juntamente com outros contatos importantes da comunidade.
  • Mais de setenta consultas por e-mail e mídias sociais foram gerenciadas no mês passado, ajudando diretamente os alunos ou conectando-os ao departamento ou indivíduo relevante.
  • As páginas de destino do site COVID-19 dedicadas foram desenvolvidas com o conteúdo da Web revisado e atualizado diariamente.
  • O conteúdo de mídia social e o blog específico para o clima foi desenvolvido e compartilhado.
  • A mensagem em espera foi atualizada para as linhas telefônicas internas e externas para refletir a resposta COVID-19 da Chisholm.
  • O Marketing & Communications apoiou o desenvolvimento do site SharePoint / Internet do Wellbeing Covid-19 em conjunto com Pessoas, Cultura e Segurança.
  • O engajamento na comunidade de mídia social (número de interações) aumentou em 139% YOY, de 6076 em março de 2019 para 14.510 em 2020, à medida que os alunos buscavam informações sobre a resposta de Chisholm ao Covid-19
  • O marketing está trabalhando em um projeto piloto para mover várias atividades de recrutamento online. A primeira sessão de informações interativas on-line será realizada em maio / junho com a equipe do curso de Bacharelado em Contabilidade Chisholm-La Trobe.

Apoio e envolvimento do aluno

Todos os serviços de Apoio ao Estudante e Engajamento, incluindo aconselhamento pessoal, suporte financeiro e educação profissional, estão sendo fornecidos remotamente. As solicitações de serviços de aconselhamento estão começando a aumentar, embora a demanda tenha aumentado em 173% no ano passado, e a equipe estará criando oportunidades para que os estudantes permaneçam conectados durante esse período por meio de clubes sociais e grupos criados remotamente. Os serviços estão disponíveis em diversos canais, incluindo telefone, zoom, bate-papo na web, e-mail e no site da Biblioteca e nas opções de bate-papo da Biblioteca. A demanda em todos os serviços é constante e acompanha 60% acima do mesmo período do ano passado.

Os Serviços aos Alunos forneceram conteúdo para entrega de serviços através de um site dedicado ao Moodle de Suporte ao Aluno. Esse espaço incluirá informações de serviço, workshops ao vivo com perguntas e respostas (por exemplo, atenção plena, gerenciamento de orçamento, etc.), material educacional e oportunidades de conexão social. Prevê-se que o conteúdo do Moodle seja concluído e o site esteja disponível até o final de abril. Isso fornecerá, pela primeira vez, acesso à prestação de serviços 24/7, por meio de um canal conveniente e acessível. 

 

Os serviços de suporte financeiro estão gerenciando os alunos em crise financeira, e um trabalho significativo foi realizado para fornecer conselhos, informações e opções de referência para os alunos. Esta informação está disponível na página Suporte financeiro. A equipe de serviços de suporte financeiro também está administrando o esquema de empréstimos para laptops para estudantes e a Chisholm solicitou quase 100 laptops. Trabalhos adicionais estão sendo realizados para acessar dongles de internet wi-fi que também serão fornecidos aos alunos, conforme necessário.

Experiência do aluno

A equipe da Experiência do Estudante continuou a lidar com consultas e matrículas de alunos em todos os campi, e um número limitado de funcionários ainda está trabalhando no campus de Dandenong, Frankston, Berwick e Cranbourne para apoiar as consultas e matrículas. A maioria dos processos de inscrição foi modificada para ser concluída remotamente com os candidatos e parece estar progredindo bem. Nas últimas duas semanas, recebemos quase 400 inscrições e mais de 220 inscrições.  

Os computadores foram configurados adjacentes aos espaços de experiência do aluno para estudantes que precisam de acesso a computadores e / ou wi-fi para concluir o aprendizado no aprendizado. A equipe da Student Experience está supervisionando essas áreas e práticas estritas de distanciamento social e higiene estão sendo adotadas nesses espaços.  

Fundação de Educação Caroline Chisholm (CCEF)

Um extenso trabalho foi realizado pela Caroline Chisholm Education Foundation para apoiar bolseiros existentes e apoiar estudantes domésticos que sofrem de dificuldades financeiras. Os bolsistas do CCEF foram contatados para informá-los sobre o apoio disponível e vários alunos foram encaminhados para assistência.

Foi procurado aconselhamento jurídico para determinar se a Fundação poderia prestar assistência a estudantes internacionais. O conselho confirmou que, devido aos fundos do CCEF, não pode ser usado para apoiar estudantes internacionais. Chisholm está apoiando estudantes internacionais diretamente.

 Como resultado do apoio oferecido pela Fundação, os números de bolsas aumentaram quase 70% ano após ano.  

Chisholm Online

Atualmente, a Chisholm Online oferece vinte cursos totalmente on-line e uma campanha de marketing foi rapidamente desenvolvida para incentivar a comunidade a ficar em casa e estudar. A campanha - Fique em casa e chame sua ligação, foi extremamente bem-sucedida e foi retirada antecipadamente devido ao número de consultas geradas. O Call Center foi atualizado para gerenciar o número de consultas e a equipe realocada para responder a consultas e apoiar o processo de inscrição.

Chisholm também respondeu à Iniciativa Working for Victoria e atualmente oferece seis cursos gratuitos de TAFE totalmente on-line por meio dessa iniciativa.

Ensino superior

Todos os cursos de ensino superior passaram para entrega remota para apoiar os alunos. Chisholm recentemente se inscreveu para ministrar cursos de curta duração no ensino superior por meio do pacote de assistência ao ensino superior. Se bem-sucedidas, elas iniciariam a entrega em maio.

Instalações, saúde e higiene e suporte de TI

Um amplo trabalho foi realizado em todos os campi para garantir a saúde, a segurança e o bem-estar dos funcionários, estudantes e da comunidade em geral. As atividades foram consolidadas nos quatro campi principais do Instituto e em edifícios específicos em cada campus. Desinfetante para as mãos, toalhetes anti-sépticos e luvas descartáveis foram adquiridos e disponibilizados conforme necessário. 

Uma vez que funcionários e alunos estavam trabalhando remotamente, os cafés e as bibliotecas foram fechados. Regimes estritos de distanciamento social foram implementados em espaços que permaneciam abertos com sinalização de piso e parede erguida

O suporte remoto de TI foi configurado para oferecer suporte a estudantes e funcionários com qualquer problema de TI ocorrido ao trabalhar remotamente.

Mais informações sobre a resposta de Chisholm ao coronavírus podem ser encontradas no Site da Chisholm.

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