Wawasan terperinci tentang bagaimana sebuah lembaga besar berubah - Chisholm Institute

pengantar

Sebagai layanan penting, Chisholm Institute telah terus beroperasi dan bekerja sama dengan Departemen Pendidikan dan Pelatihan Victoria (DET) dan Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan (DHHS) untuk merencanakan, dan menanggapi, dampak saat ini dan potensi dampak dari Coronavirus (COVID-19) pada siswa, staf, dan komunitas kami yang lebih luas. Sampai saat ini, kami belum memiliki kasus yang dilaporkan atau dikonfirmasi virus.

Pada saat pecahnya pandemi, Chisholm Institute memiliki hampir 27.000 siswa untuk mengelola baik di darat maupun di luar negeri, bersama dengan hampir 1.200 staf, organisasi mitra, pengusaha, sekolah lokal, dan masyarakat yang lebih luas. Jumlah siswa Chisholm pada saat itu termasuk:

  • 26.899 total siswa di dalam dan luar negeri;
  • 21.115 siswa darat yang termasuk 3.557 VET untuk Siswa Sekolah Menengah;
  • 200 program yang 30 di antaranya dikirimkan ke VET untuk Siswa Sekolah Menengah yang berlokasi di 124 sekolah di seluruh Tenggara Melbourne;
  • 1.200 staf - kombinasi dari guru penuh waktu, paruh waktu dan santai, staf pendukung administrasi profesional, manajer dan staf eksekutif.

Semua pengiriman darat saat ini telah pindah ke online dan / atau jarak jauh, dengan kembali ke kampus mulai Senin 4 Mei untuk sejumlah kecil kursus yang membutuhkan kegiatan praktis dan / atau penilaian untuk memajukan pembelajaran, atau untuk menilai keterampilan sebelum penempatan kerja. Sebagian besar program yang akan dimulai pada bulan April telah ditunda untuk dimulainya Semester 2.

Saat ini Chisholm telah memproses 541 penarikan formal, yang 28% lebih rendah dari waktu yang sama tahun lalu.

Dalam waktu dua minggu singkat termasuk liburan Paskah, Chisholm telah melakukan yang berikut:

Manajemen staf

  • negosiasi Pengaturan Kerja Fleksibel Sementara dengan staf;
  • mengoordinasikan persyaratan bagi sebagian besar anggota staf untuk bekerja dari jarak jauh, termasuk akses ke laptop dan peralatan kerja lainnya, akses internet, kombinasi tunjangan tahunan, pengasuh dan pengaturan negosiasi lainnya untuk mendukung pengaturan pengasuhan anak, sekolah di rumah, dan situasi pribadi lainnya;
  • Peningkatan akses staf ke Program Bantuan Karyawan (EAP), yang telah melihat lonjakan permintaan;
  • Mengatur pusat kesehatan untuk staf termasuk akses ke aplikasi Springday;
  • Tetapkan konsultasi dengan serikat pekerja agar mereka mendapat informasi tentang kemajuan;
  • Pedoman yang telah ditetapkan untuk bekerja dari jarak jauh dan melanjutkan pengiriman di kampus;
  • Mengembangkan dan menyempurnakan kesinambungan bisnis, rencana Pandemi dan Pemulihan;
  • Mengembangkan kelompok komunikasi COVID, untuk memberi informasi kepada semua bidang di Institut tentang tindakan yang dilakukan;
  • Menyediakan komunikasi reguler kepada semua staf di Institut melalui buletin “People Talk” yang didistribusikan tiga kali seminggu;
  • Zoom Luas, Moodle dan pelatihan pengiriman online diberikan kepada staf pengajar. Rencana operasional telah dilaksanakan untuk memastikan semua staf telah dilatih secara memadai untuk mendukung siswa dalam lingkungan online;
  • Zoom, Moodle, dan pedoman pembelajaran online dikembangkan untuk siswa untuk mendukung mereka dengan lingkungan belajar online.

Pemasaran dan komunikasi

Fokus utama untuk Pemasaran dan Komunikasi adalah komunikasi kepada siswa dan masyarakat luas. Selama sebulan terakhir hal-hal berikut telah dilakukan:

  • Lima Buletin Mahasiswa telah didistribusikan selama sebulan terakhir, termasuk komunikasi umum dan khusus untuk siswa internasional dan Pendidikan Tinggi;
  • Komunikasi email reguler telah dikirimkan ke semua siswa, menguraikan dukungan yang tersedia melalui Chisholm dan email khusus telah didukung untuk area pengiriman untuk dikirim kepada siswa mengenai informasi pengiriman jangka 2 mereka.
  • Komunikasi email reguler telah diberikan kepada Sekolah Menengah dalam kemitraan dengan program VETDSS kami, dan komunikasi khusus telah dikirimkan kepada para siswa tersebut.
  • Komunikasi email telah dikirim ke politisi lokal, negara bagian dan federal di Tenggara bersama dengan kontak masyarakat utama lainnya.
  • Lebih dari tujuh puluh email dan pertanyaan media sosial telah dikelola pada bulan lalu, secara langsung membantu siswa atau menghubungkan siswa ke departemen atau individu yang relevan.
  • Halaman pendaratan situs web COVID-19 khusus telah dikembangkan dengan konten web ditinjau dan diperbarui setiap hari.
  • Konten media sosial dan blog khusus iklim telah dikembangkan dan dibagikan.
  • Pesan ditahan telah diperbarui untuk saluran telepon internal dan eksternal untuk mencerminkan tanggapan COVID-19 Chisholm.
  • Pemasaran & Komunikasi telah mendukung pengembangan situs SharePoint / Internet Wellbeing Covid-19 bersama dengan People, Culture and Safety.
  • Keterlibatan Komunitas Media Sosial (jumlah interaksi) meningkat 139% YOY, dari 6076 pada Maret 2019 menjadi 14.510 pada 2020 ketika siswa mencari informasi tentang respons Chisholm terhadap Covid-19
  • Pemasaran telah bekerja pada proyek percontohan untuk memindahkan berbagai kegiatan rekrutmen online. Sesi informasi interaktif online pertama akan diujicobakan dengan tim kursus Sarjana Akuntansi Chisholm-La Trobe pada bulan Mei / Juni.

Dukungan dan keterlibatan siswa

Semua Layanan Dukungan dan Keterlibatan Siswa termasuk Konseling Pribadi, dukungan keuangan dan pendidikan karir, disampaikan dari jarak jauh. Permintaan untuk layanan konseling mulai meningkat meskipun permintaan naik 173% pada tahun lalu, dan staf akan menyiapkan peluang bagi siswa untuk tetap terhubung selama ini melalui klub sosial dan kelompok yang dibentuk dari jarak jauh. Layanan tersedia di berbagai saluran termasuk telepon, zoom, webchat, email dan melalui situs web Perpustakaan dan opsi obrolan Perpustakaan. Permintaan di semua layanan stabil dan melacak lebih dari 60% lebih tinggi dari waktu yang sama tahun lalu.

Layanan Siswa telah menjadi konten pengiriman untuk pengiriman layanan melalui situs Moodle Dukungan Mahasiswa khusus. Ruang ini akan mencakup informasi layanan, lokakarya yang disiarkan langsung dengan sumber daya Q&A (mis. Perhatian, manajemen anggaran, dll), materi pendidikan, dan peluang hubungan sosial. Diperkirakan bahwa konten Moodle akan selesai, dan situs tersebut hidup pada akhir April. Ini akan memberikan, untuk pertama kalinya, akses ke pengiriman layanan 24/7 melalui saluran yang nyaman dan dapat diakses. 

 

Layanan dukungan keuangan mengelola siswa yang mengalami krisis keuangan, dan sebagian besar pekerjaan telah dilakukan untuk memberikan saran, informasi, dan opsi rujukan bagi siswa. Informasi ini semua tersedia di halaman Dukungan Keuangan. Staf layanan dukungan keuangan juga mengelola skema pinjaman laptop untuk siswa dan Chisholm telah meminta hampir 100 laptop. Pekerjaan lebih lanjut sedang dilakukan untuk mengakses dongle internet wi-fi yang juga akan diberikan kepada siswa sesuai kebutuhan.

Pengalaman siswa

Staf Student Experience terus berurusan dengan pertanyaan dan pendaftaran siswa di semua kampus, dan sejumlah kecil staf masih bekerja di kampus di Dandenong, Frankston, Berwick, dan Cranbourne untuk mendukung pertanyaan dan pendaftaran langsung. Sebagian besar proses pendaftaran telah dimodifikasi untuk dilengkapi dengan pelamar dari jarak jauh dan tampaknya mengalami kemajuan dengan baik. Selama dua minggu terakhir, kami telah menerima hampir 400 aplikasi dan lebih dari 220 pendaftaran.  

Komputer telah diatur berdekatan dengan ruang Student Experience untuk siswa yang mungkin memerlukan akses ke komputer dan / atau wi-fi untuk menyelesaikan pembelajaran belajar mereka. Staf Pengalaman Siswa mengawasi area-area ini dan praktik-praktik menjaga jarak dan kebersihan yang ketat dipatuhi di ruang-ruang ini.  

Yayasan Pendidikan Caroline Chisholm (CCEF)

Pekerjaan yang luas telah dilakukan oleh Yayasan Pendidikan Caroline Chisholm untuk mendukung pemegang beasiswa yang ada dan mendukung siswa domestik yang menderita kesulitan keuangan. Pemegang beasiswa CCEF telah dihubungi untuk memberi tahu mereka tentang dukungan yang tersedia dan sejumlah siswa telah dirujuk untuk mendapatkan bantuan.

Saran hukum dicari untuk menentukan apakah Yayasan dapat memberikan bantuan kepada siswa internasional. Saran tersebut menegaskan bahwa karena dana CCEF tidak dapat digunakan untuk mendukung siswa internasional. Chisholm mendukung siswa internasional secara langsung.

 Sebagai hasil dari dukungan yang ditawarkan melalui Foundation, jumlah beasiswa naik hampir 70% tahun ke tahun.  

Chisholm Online

Chisholm Online saat ini memberikan dua puluh kursus sepenuhnya online dan kampanye pemasaran dengan cepat dikembangkan untuk mendorong masyarakat untuk tinggal di rumah dan belajar. Kampanye - Tetap di Rumah dan Mengejar Panggilan Anda, sangat berhasil dan ditarik lebih awal karena jumlah pertanyaan yang dihasilkan. Pusat Panggilan ditingkatkan untuk mengelola jumlah pertanyaan dan staf yang dialokasikan kembali untuk menjawab pertanyaan dan mendukung proses pendaftaran.

Chisholm juga menanggapi Inisiatif Bekerja untuk Victoria dan saat ini menawarkan enam kursus TAFE Gratis sepenuhnya secara online melalui inisiatif ini.

Pendidikan yang lebih tinggi

Semua program Pendidikan Tinggi telah pindah ke pengiriman jarak jauh untuk mendukung siswa. Chisholm baru-baru ini mendaftar untuk memberikan kursus singkat Pendidikan Tinggi melalui paket Bantuan Pendidikan Tinggi. Jika berhasil, ini akan mulai dikirimkan pada bulan Mei.

Fasilitas, kesehatan dan kebersihan dan dukungan TI

Pekerjaan ekstensif telah dilakukan di semua kampus untuk memastikan kesehatan, keselamatan, dan kesejahteraan staf, siswa, dan komunitas yang lebih luas. Kegiatan telah dikonsolidasikan ke empat kampus utama Institut, dan untuk bangunan khusus di setiap kampus. Pembersih tangan, tisu antiseptik, dan sarung tangan sekali pakai dibeli dan tersedia sesuai kebutuhan. 

Setelah staf dan siswa bekerja dari jarak jauh, kafe dan ruang perpustakaan ditutup. Rezim jarak sosial yang ketat diimplementasikan ke dalam ruang yang tetap terbuka dengan papan lantai dan dinding didirikan

Dukungan TI jarak jauh dibentuk untuk mendukung siswa dan staf dengan masalah TI apa pun yang dialami dengan bekerja dari jarak jauh.

Informasi lebih lanjut tentang tanggapan Chisholm terhadap Coronavirus dapat ditemukan di Internet Situs web Chisholm.

Bagikan di twitter
Indonesia
Bagikan di linkedin
LinkedIn
Bagikan di facebook
Facebook