Hiểu biết chi tiết về cách thức một tổ chức lớn đang chuyển đổi - Viện Chisholm

Giới thiệu

Là một dịch vụ thiết yếu, Viện Chisholm đã liên tục hoạt động và hợp tác chặt chẽ với Bộ Giáo dục và Đào tạo Victoria (DET) và Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh (DHHS) để lên kế hoạch và ứng phó với tác động hiện tại và tiềm năng của coronavirus (COVID-19) trên học sinh, nhân viên của chúng tôi và cộng đồng rộng lớn hơn. Cho đến nay, chúng tôi không có trường hợp nào được báo cáo hoặc xác nhận về virus.

Vào thời điểm xảy ra đại dịch, Viện Chisholm có gần 27.000 sinh viên để quản lý cả trong và ngoài nước, cùng với gần 1.200 nhân viên, tổ chức đối tác, chủ nhân, trường học địa phương và cộng đồng rộng lớn hơn. Số sinh viên Chisholm tại thời điểm bao gồm:

  • 26.899 tổng số học sinh trong và ngoài nước;
  • 21.115 học sinh trong nước bao gồm 3.557 VET cho học sinh trung học;
  • 200 khóa học trong đó 30 khóa học được giao cho VET dành cho học sinh trung học cơ sở nằm trên 124 trường trên khắp Đông Nam Melbourne;
  • 1.200 nhân viên - sự kết hợp của các giáo viên toàn thời gian, bán thời gian và ngẫu nhiên, nhân viên hỗ trợ quản trị chuyên nghiệp, quản lý và nhân viên điều hành.

Tất cả việc giao hàng trong nước hiện đã được chuyển sang trực tuyến và / hoặc từ xa, với việc quay lại trường từ thứ Hai ngày 4 tháng 5 cho một số ít các khóa học yêu cầu các hoạt động thực tế và / hoặc đánh giá để tiến bộ học tập, hoặc để đánh giá các kỹ năng trước khi sắp xếp công việc. Hầu hết các khóa học bắt đầu vào tháng Tư đã bị hoãn lại để bắt đầu Học kỳ 2.

Hiện tại Chisholm đã xử lý 541 lần rút tiền chính thức, thấp hơn 28% so với cùng kỳ năm ngoái.

Trong không gian hai tuần ngắn ngủi bao gồm cả kỳ nghỉ Phục sinh, Chisholm đã thực hiện như sau:

Quản lý nhân viên

  • đàm phán sắp xếp làm việc linh hoạt tạm thời với nhân viên;
  • điều phối các yêu cầu cho phần lớn nhân viên làm việc từ xa, bao gồm truy cập vào máy tính xách tay và các thiết bị làm việc khác, truy cập internet, kết hợp hàng năm, nghỉ chăm sóc và sắp xếp đàm phán khác để hỗ trợ sắp xếp chăm sóc trẻ em, học tại nhà và các tình huống cá nhân khác;
  • Gia tăng quyền truy cập vào Chương trình Hỗ trợ Nhân viên (EAP), đã thấy sự tăng đột biến trong các yêu cầu;
  • Thiết lập một trung tâm chăm sóc sức khỏe cho nhân viên bao gồm quyền truy cập vào ứng dụng Springday;
  • Thiết lập tham vấn với các công đoàn để thông báo cho họ về tiến trình;
  • Thiết lập các hướng dẫn để làm việc từ xa và tiếp tục giao hàng trong khuôn viên trường;
  • Phát triển và cải tiến kế hoạch kinh doanh liên tục, đại dịch và phục hồi;
  • Phát triển một nhóm truyền thông COVID, để giữ cho tất cả các khu vực của Viện được thông báo về các hành động đang được thực hiện;
  • Cung cấp thông tin liên lạc thường xuyên cho tất cả nhân viên trong Viện thông qua các bản tin của People People Talk được phân phối ba lần mỗi tuần;
  • Mở rộng Zoom, Moodle và đào tạo giao hàng trực tuyến cung cấp cho nhân viên giảng dạy. Một kế hoạch hoạt động đã được thực hiện để đảm bảo tất cả nhân viên đã được đào tạo đầy đủ để hỗ trợ sinh viên trong môi trường trực tuyến;
  • Hướng dẫn thu phóng, Moodle và học trực tuyến được phát triển cho sinh viên để hỗ trợ họ với môi trường học tập trực tuyến.

Tiếp thị và truyền thông

Trọng tâm chính của Marketing và Truyền thông là truyền thông tới sinh viên và cộng đồng rộng lớn hơn. Trong tháng qua, những điều sau đây đã được thực hiện:

  • Năm bản tin sinh viên đã được phân phối trong tháng qua, bao gồm thông tin liên lạc chung và phù hợp cho sinh viên quốc tế và giáo dục đại học;
  • Thông tin liên lạc qua email thường xuyên đã được gửi tới tất cả các sinh viên, hỗ trợ phác thảo có sẵn thông qua Chisholm và các email phù hợp đã được hỗ trợ cho các khu vực giao hàng để gửi cho sinh viên về thông tin giao hàng trong học kỳ 2 của họ.
  • Giao tiếp email thường xuyên đã được cung cấp cho các trường trung học hợp tác với các chương trình VETDSS của chúng tôi và thông tin liên lạc phù hợp đã được gửi đến những học sinh đó.
  • Thông tin liên lạc qua email đã được gửi đến các chính trị gia địa phương, tiểu bang và liên bang ở Đông Nam Bộ cùng với các liên hệ cộng đồng quan trọng khác.
  • Hơn bảy mươi câu hỏi qua email và phương tiện truyền thông xã hội đã được quản lý trong tháng qua, trực tiếp hỗ trợ sinh viên hoặc kết nối sinh viên với bộ phận hoặc cá nhân có liên quan.
  • Các trang đích của trang web COVID-19 chuyên dụng đã được phát triển với nội dung web được xem xét và cập nhật hàng ngày.
  • Phương tiện truyền thông xã hội cụ thể và nội dung blog đã được phát triển và chia sẻ.
  • Tin nhắn bị tạm dừng đã được cập nhật cho các đường dây điện thoại bên trong và bên ngoài để phản ánh phản hồi COVID-19 của Chisholm.
  • Tiếp thị & Truyền thông đã hỗ trợ phát triển trang web SharePoint / Internet phúc lợi Covid-19 kết hợp với Con người, Văn hóa và An toàn.
  • Cam kết cộng đồng truyền thông xã hội (số tương tác) tăng 139% YOY, từ 6076 vào tháng 3 năm 2019 lên 14,510 vào năm 2020 khi sinh viên tìm kiếm thông tin về phản ứng của Chisholm với Covid-19
  • Tiếp thị đã làm việc trên một dự án thí điểm để di chuyển các hoạt động tuyển dụng trực tuyến khác nhau. Phiên thông tin tương tác trực tuyến đầu tiên sẽ được thí điểm với nhóm khóa học Cử nhân Kế toán Chisholm-La Trobe vào tháng 5 / tháng 6.

Hỗ trợ sinh viên và tham gia

Tất cả các dịch vụ Hỗ trợ và Tham gia của Sinh viên bao gồm Tư vấn Cá nhân, Hỗ trợ Tài chính và giáo dục nghề nghiệp, sẽ được cung cấp từ xa. Yêu cầu dịch vụ tư vấn đang bắt đầu tăng ngay cả khi nhu cầu tăng 173% vào năm ngoái và nhân viên sẽ tạo cơ hội cho sinh viên duy trì kết nối trong thời gian này thông qua các câu lạc bộ xã hội và các nhóm được thiết lập từ xa. Các dịch vụ có sẵn trên một loạt các kênh bao gồm điện thoại, thu phóng, webchat, email và thông qua trang web Thư viện và các tùy chọn trò chuyện Thư viện. Nhu cầu trên tất cả các dịch vụ đều ổn định và theo dõi trên 60% cao hơn so với cùng kỳ năm ngoái.

Dịch vụ sinh viên đã được cung cấp nội dung để cung cấp dịch vụ thông qua một trang web Moodle hỗ trợ sinh viên dành riêng. Không gian này sẽ bao gồm thông tin dịch vụ, hội thảo phát trực tiếp với các câu hỏi và trả lời (ví dụ như chánh niệm, quản lý ngân sách, v.v.), tài liệu giáo dục và các cơ hội kết nối xã hội. Dự đoán rằng nội dung Moodle sẽ được hoàn thành và trang web sẽ hoạt động vào cuối tháng Tư. Điều này sẽ cung cấp, lần đầu tiên, truy cập vào việc cung cấp dịch vụ 24/7 thông qua một kênh thuận tiện và dễ tiếp cận. 

 

Các dịch vụ hỗ trợ tài chính đang quản lý sinh viên gặp khủng hoảng tài chính, và một phần công việc đáng kể đã được thực hiện để cung cấp các lời khuyên, thông tin và các lựa chọn giới thiệu cho sinh viên. Thông tin này có sẵn trên trang Hỗ trợ Tài chính. Nhân viên dịch vụ hỗ trợ tài chính cũng đang quản lý chương trình cho vay máy tính xách tay cho sinh viên và Chisholm đã có yêu cầu cho gần 100 máy tính xách tay. Công việc tiếp theo đang được thực hiện để truy cập các mạng internet wi-fi cũng sẽ được cung cấp cho sinh viên theo yêu cầu.

Kinh nghiệm của sinh viên

Các nhân viên của Experience Experience đã tiếp tục giải quyết các thắc mắc và tuyển sinh của sinh viên trên tất cả các cơ sở, và số lượng nhân viên hạn chế vẫn đang làm việc tại khuôn viên tại Dandenong, Frankston, Berwick và Cranbourne để hỗ trợ các yêu cầu và đăng ký đi bộ. Hầu hết các quy trình đăng ký đã được sửa đổi để được hoàn thành với người nộp đơn từ xa và dường như đang tiến triển tốt. Trong hai tuần qua, chúng tôi đã nhận được gần 400 đơn đăng ký và hơn 220 đăng ký.  

Các máy tính đã được thiết lập liền kề với không gian Trải nghiệm Sinh viên cho những sinh viên có thể yêu cầu quyền truy cập vào máy tính và / hoặc wi-fi để hoàn thành việc học tập của họ. Nhân viên Trải nghiệm Sinh viên đang giám sát các khu vực này và thực hành vệ sinh xã hội và vệ sinh nghiêm ngặt đang được tuân thủ trong các không gian này.  

Tổ chức giáo dục Caroline Chisholm (CCEF)

Công việc mở rộng đã được Tổ chức Giáo dục Caroline Chisholm đảm nhận để hỗ trợ những người có học bổng hiện tại và hỗ trợ sinh viên trong nước gặp khó khăn về tài chính. Những người có học bổng CCEF đã được liên lạc để cho họ biết về sự hỗ trợ có sẵn và một số sinh viên đã được giới thiệu để được hỗ trợ.

Tư vấn pháp lý đã được tìm kiếm để xác định xem Quỹ có thể cung cấp hỗ trợ cho sinh viên quốc tế hay không. Lời khuyên đã xác nhận rằng do quỹ CCEF không thể được sử dụng để hỗ trợ sinh viên quốc tế. Chisholm đang hỗ trợ sinh viên quốc tế trực tiếp.

 Do kết quả của sự hỗ trợ được cung cấp thông qua Quỹ, số lượng học bổng tăng gần 70% mỗi năm.  

Chisholm trực tuyến

Chisholm Online hiện cung cấp hai mươi khóa học trực tuyến hoàn toàn và một chiến dịch tiếp thị đã nhanh chóng được phát triển để khuyến khích cộng đồng ở nhà và học tập. Chiến dịch - Ở nhà và theo đuổi cuộc gọi của bạn, đã vô cùng thành công và được rút tiền sớm do số lượng câu hỏi được tạo ra. Trung tâm cuộc gọi đã được nâng cấp để quản lý số lượng câu hỏi và nhân viên được phân bổ lại để trả lời các truy vấn và hỗ trợ quá trình đăng ký.

Chisholm cũng đã trả lời Sáng kiến làm việc cho Victoria và hiện đang cung cấp sáu khóa học TAFE miễn phí hoàn toàn trực tuyến thông qua sáng kiến này.

Giáo dục đại học

Tất cả các khóa học Giáo dục Đại học đã chuyển sang phân phối từ xa để hỗ trợ sinh viên. Chisholm gần đây đã áp dụng để cung cấp các khóa học ngắn hạn cho Giáo dục Đại học thông qua gói Cứu trợ Giáo dục Đại học. Nếu thành công, những thứ này sẽ bắt đầu giao hàng vào tháng Năm.

Cơ sở vật chất, sức khỏe và vệ sinh và hỗ trợ CNTT

Công việc mở rộng đã được thực hiện trên tất cả các cơ sở để đảm bảo sức khỏe, an toàn và phúc lợi của nhân viên, sinh viên và cộng đồng rộng lớn hơn. Các hoạt động đã được hợp nhất thành bốn cơ sở chính của Viện và xây dựng cụ thể trên từng cơ sở. Thuốc khử trùng tay, khăn lau khử trùng và găng tay dùng một lần đã được mua và cung cấp theo yêu cầu. 

Khi nhân viên và sinh viên làm việc từ xa, các quán cà phê và không gian thư viện đã bị đóng cửa. Các chế độ phân tán xã hội nghiêm ngặt đã được thực hiện trong các không gian vẫn mở với các bảng hiệu sàn và tường được dựng lên

Hỗ trợ CNTT từ xa được thiết lập để hỗ trợ sinh viên và nhân viên về bất kỳ vấn đề CNTT nào gặp phải khi làm việc từ xa.

Thông tin thêm về phản ứng của Chisholm đối với coronavirus có thể được tìm thấy trên Trang web Chisholm.

Chia sẻ trên !trpst#/trp-gettext>
Twitter
Chia sẻ trên !trpst#/trp-gettext>
LinkedIn
Chia sẻ trên !trpst#/trp-gettext>
Facebook