Pandangan terperinci mengenai bagaimana institusi besar berubah - Chisholm Institute

Pengenalan

Sebagai perkhidmatan penting, Chisholm Institute telah terus beroperasi dan bekerjasama erat dengan Jabatan Pendidikan dan Latihan Victoria (DET) dan Jabatan Kesihatan dan Perkhidmatan Manusia (DHHS) untuk merancang, dan menanggapi, kesan semasa dan potensi Coronavirus (COVID-19) pada pelajar, kakitangan dan masyarakat kita yang lebih luas. Sehingga kini, kami belum mempunyai kes virus yang dilaporkan atau disahkan.

Pada masa berlakunya wabak ini, Chisholm Institute mempunyai hampir 27,000 pelajar untuk menguruskan di darat dan di luar pesisir, bersama dengan hampir 1,200 kakitangan, organisasi rakan kongsi, majikan, sekolah tempatan dan masyarakat luas. Nombor pelajar Chisholm pada masa itu merangkumi:

  • 26,899 jumlah pelajar dalam dan luar pesisir;
  • 21,115 pelajar darat yang merangkumi 3,557 VET untuk Pelajar Sekolah Menengah;
  • 200 kursus di mana 30 diantarakan kepada VET untuk Pelajar Sekolah Menengah yang terletak di 124 sekolah di Tenggara Melbourne;
  • 1,200 kakitangan - gabungan guru sepenuh masa, sambilan dan santai, kakitangan sokongan pentadbiran profesional, pengurus dan kakitangan eksekutif.

Semua penghantaran di darat kini bergerak ke dalam talian dan / atau jarak jauh, dengan kembali ke kampus dari Isnin 4 Mei untuk sebilangan kecil kursus yang memerlukan aktiviti praktik dan / atau penilaian untuk memajukan pembelajaran, atau untuk menilai kemahiran sebelum penempatan kerja. Sebilangan besar kursus yang akan dimulakan pada bulan April telah ditunda ke permulaan Semester 2.

Pada masa ini Chisholm telah memproses 541 pengeluaran rasmi, iaitu 28% lebih rendah daripada waktu yang sama tahun lalu.

Dalam dua minggu yang singkat termasuk cuti Paskah, Chisholm telah melakukan perkara berikut:

Pengurusan kakitangan

  • merundingkan Peraturan Kerja Fleksibel Sementara dengan kakitangan;
  • menyelaraskan syarat untuk majoriti kakitangan untuk bekerja dari jarak jauh, termasuk akses ke komputer riba dan peralatan kerja lain, akses internet, kombinasi tahunan, cuti penjaga dan pengaturan rundingan lain untuk menyokong pengaturan penjagaan anak, persekolahan di rumah dan situasi peribadi lain;
  • Peningkatan akses kakitangan ke Program Bantuan Pekerja (EAP), yang menyaksikan lonjakan permintaan;
  • Sediakan pusat kesihatan untuk kakitangan termasuk akses ke aplikasi Springday;
  • Mengadakan rundingan dengan kesatuan sekerja untuk memberitahu mereka tentang kemajuan;
  • Menetapkan garis panduan untuk bekerja dari jauh dan meneruskan penghantaran di kampus;
  • Rancangan kesinambungan, Pandemik dan Pemulihan Perniagaan yang dibangunkan dan diperbaiki;
  • Membangunkan kumpulan komunikasi COVID, untuk memaklumkan semua bidang di Institut mengenai tindakan yang dilakukan;
  • Memberikan komunikasi berkala kepada semua staf di Institut melalui buletin "People Talk" yang diedarkan tiga kali seminggu;
  • Latihan Zoom, Moodle dan penghantaran dalam talian yang luas diberikan kepada tenaga pengajar. Pelan operasi telah dilaksanakan untuk memastikan semua staf telah dilatih dengan cukup untuk menyokong pelajar dalam persekitaran dalam talian;
  • Garis panduan pembelajaran Zoom, Moodle dan dalam talian dikembangkan untuk pelajar menyokong mereka dengan persekitaran pembelajaran dalam talian.

Pemasaran dan komunikasi

Fokus utama untuk Pemasaran dan Komunikasi adalah komunikasi kepada pelajar dan masyarakat luas. Sejak sebulan yang lalu, perkara berikut telah dilakukan:

  • Lima Buletin Pelajar telah diedarkan sejak sebulan yang lalu, termasuk komunikasi generik dan disesuaikan untuk pelajar antarabangsa dan Pengajian Tinggi;
  • Komunikasi e-mel secara berkala telah dikirimkan kepada semua pelajar, menguraikan sokongan yang tersedia melalui Chisholm dan e-mel yang disesuaikan telah disokong untuk kawasan penghantaran untuk dihantar kepada pelajar mengenai maklumat penghantaran istilah 2 mereka.
  • Komunikasi e-mel biasa telah diberikan kepada Sekolah Menengah dengan kerjasama program VETDSS kami, dan komunikasi yang disesuaikan telah dikirimkan kepada para siswa tersebut.
  • Komunikasi e-mel telah dihantar kepada ahli politik tempatan, negeri dan persekutuan di Tenggara bersama dengan kenalan komuniti utama yang lain.
  • Lebih daripada tujuh puluh pertanyaan e-mel dan media sosial telah dikendalikan dalam sebulan yang lalu, secara langsung membantu pelajar atau menghubungkan pelajar ke jabatan atau individu yang berkenaan.
  • Halaman pendaratan laman web COVID-19 yang berdedikasi telah dikembangkan dengan kandungan web disemak dan dikemas kini setiap hari.
  • Kandungan media sosial dan blog khusus iklim telah dikembangkan dan dikongsi.
  • Mesej yang ditangguhkan telah dikemas kini untuk saluran telefon dalaman dan luaran untuk mencerminkan respons COVID-19 Chisholm.
  • Pemasaran & Komunikasi telah menyokong pengembangan laman web SharePoint / Internet Kesejahteraan Covid-19 bersama dengan Orang, Budaya dan Keselamatan.
  • Penglibatan Komuniti Media Sosial (bilangan interaksi) meningkat sebanyak 139% YOY, dari 6076 pada bulan Mac 2019 kepada 14,510 pada tahun 2020 ketika pelajar mencari maklumat mengenai tindak balas Chisholm terhadap Covid-19
  • Pemasaran telah mengusahakan projek perintis untuk memindahkan pelbagai aktiviti pengambilan secara dalam talian. Sesi maklumat interaktif dalam talian pertama akan dilaksanakan dengan pasukan kursus Chisholm-La Trobe Bachelor of Accounting pada bulan Mei / Jun.

Sokongan dan penglibatan pelajar

Semua perkhidmatan Sokongan dan Penglibatan Pelajar termasuk Kaunseling Peribadi, sokongan kewangan dan pendidikan kerjaya, dihantar dari jarak jauh. Permintaan untuk perkhidmatan kaunseling mulai meningkat walaupun permintaannya meningkat 173% pada tahun lalu, dan staf akan menyediakan peluang bagi pelajar untuk tetap terhubung selama ini melalui kelab sosial dan kumpulan yang ditubuhkan dari jauh. Perkhidmatan tersedia di pelbagai saluran termasuk telefon, zoom, chat web, e-mel dan melalui laman web Perpustakaan dan pilihan sembang Perpustakaan. Permintaan untuk semua perkhidmatan adalah stabil dan menjejaki lebih dari 60% lebih tinggi daripada masa yang sama tahun lalu.

Perkhidmatan Pelajar merupakan kandungan penyampaian untuk penyampaian perkhidmatan melalui laman Moodle Sokongan Pelajar khusus. Ruang ini akan merangkumi maklumat perkhidmatan, bengkel siaran langsung dengan sumber Q&A (contohnya perhatian, pengurusan anggaran dll), bahan pendidikan dan peluang hubungan sosial. Dijangkakan bahawa kandungan Moodle akan selesai, dan laman web ini akan disiarkan pada akhir bulan April. Ini akan memberi, untuk pertama kalinya, akses kepada penyampaian perkhidmatan 24/7 melalui saluran yang mudah dan mudah diakses. 

 

Perkhidmatan sokongan kewangan menguruskan pelajar yang mengalami krisis kewangan, dan sejumlah besar pekerjaan telah dilakukan untuk memberikan nasihat, maklumat dan pilihan rujukan untuk pelajar. Maklumat ini tersedia di halaman Sokongan Kewangan. Kakitangan perkhidmatan sokongan kewangan juga menguruskan skim pinjaman komputer riba untuk pelajar dan Chisholm telah meminta hampir 100 komputer riba. Kerja lebih lanjut sedang dilakukan untuk mengakses dongle internet wi-fi yang juga akan diberikan kepada pelajar mengikut keperluan.

Pengalaman pelajar

Kakitangan Pengalaman Pelajar terus menangani pertanyaan dan pendaftaran pelajar di semua kampus, dan bilangan kakitangan yang terhad masih bekerja di kampus di Dandenong, Frankston, Berwick dan Cranbourne untuk menyokong pertanyaan dan pendaftaran masuk. Sebilangan besar proses pendaftaran telah diubahsuai untuk diselesaikan dengan pemohon dari jarak jauh dan nampaknya berjalan dengan baik. Selama dua minggu terakhir, kami telah menerima hampir 400 permohonan dan lebih dari 220 pendaftaran.  

Komputer telah disediakan bersebelahan dengan ruang Pengalaman Pelajar untuk pelajar yang mungkin memerlukan akses ke komputer dan / atau wi-fi untuk menyelesaikan pembelajaran dalam pembelajaran mereka. Kakitangan Pengalaman Pelajar mengawasi kawasan-kawasan ini dan amalan sosial dan kebersihan jarak jauh dipatuhi.  

Yayasan Pendidikan Caroline Chisholm (CCEF)

Kerja ekstensif telah dilakukan oleh Yayasan Pendidikan Caroline Chisholm untuk menyokong pemegang biasiswa yang ada dan menyokong pelajar domestik yang menderita kesulitan kewangan. Pemegang biasiswa CCEF telah dihubungi untuk memberitahu mereka mengenai sokongan yang ada dan sebilangan pelajar telah dirujuk untuk mendapatkan bantuan.

Nasihat undang-undang dicari untuk menentukan sama ada Yayasan dapat memberikan bantuan kepada pelajar antarabangsa. Nasihat itu mengesahkan bahawa kerana dana CCEF tidak dapat digunakan untuk menyokong pelajar antarabangsa. Chisholm menyokong pelajar antarabangsa secara langsung.

 Hasil daripada sokongan yang ditawarkan melalui Yayasan, jumlah biasiswa meningkat hampir 70% tahun ke tahun.  

Chisholm Dalam Talian

Chisholm Online kini menyediakan dua puluh kursus sepenuhnya dalam talian dan kempen pemasaran dengan cepat dikembangkan untuk mendorong masyarakat tinggal di rumah dan belajar. Kempen - Tetap Rumah dan Mengejar Panggilan Anda, sangat berjaya dan ditarik awal kerana banyak pertanyaan yang dihasilkan. Pusat Panggilan ditingkatkan untuk menguruskan jumlah pertanyaan dan kakitangan diperuntukkan semula untuk menjawab pertanyaan dan menyokong proses pendaftaran.

Chisholm juga telah menjawab Inisiatif Working for Victoria dan kini menawarkan enam kursus TAFE Percuma secara on-line melalui inisiatif ini.

Pendidikan tinggi

Semua kursus Pengajian Tinggi telah beralih ke penghantaran jarak jauh untuk menyokong pelajar. Chisholm baru-baru ini memohon untuk menyampaikan kursus pendek Pengajian Tinggi melalui pakej Bantuan Pendidikan Tinggi. Sekiranya berjaya, ini akan dihantar pada bulan Mei.

Kemudahan, kesihatan dan kebersihan dan sokongan IT

Kerja yang luas telah dilakukan di semua kampus untuk memastikan kesihatan, keselamatan dan kesejahteraan staf, pelajar dan masyarakat luas. Kegiatan telah disatukan ke empat kampus utama Institut, dan bangunan khusus di setiap kampus. Pembersih tangan, tisu antiseptik dan sarung tangan sekali pakai dibeli dan disediakan mengikut keperluan. 

Setelah kakitangan dan pelajar bekerja dari jauh, kafe dan ruang perpustakaan ditutup. Rejim jarak sosial yang ketat dilaksanakan ke ruang yang tetap terbuka dengan papan tanda lantai dan dinding didirikan

Sokongan IT jarak jauh ditubuhkan untuk menyokong pelajar dan kakitangan dengan sebarang masalah IT yang dialami dengan bekerja dari jauh.

Maklumat lebih lanjut mengenai tindak balas Chisholm terhadap Coronavirus boleh didapati di Laman web Chisholm.

Kongsi di !trpst#/trp-gettext>
Twitter
Kongsi di !trpst#/trp-gettext>
LinkedIn
Kongsi di !trpst#/trp-gettext>
Facebook