Aperçu détaillé de la transformation d'une grande institution - Chisholm Institute

introduction

En tant que service essentiel, l'Institut Chisholm a été continuellement opérationnel et travaille en étroite collaboration avec le ministère de l'Éducation et de la Formation de Victoria (DET) et le ministère de la Santé et des Services sociaux (DHHS) pour planifier et répondre à l'impact actuel et potentiel de le Coronavirus (COVID-19) sur nos étudiants, notre personnel et la communauté en général. À ce jour, aucun cas de virus n'a été signalé ou confirmé.

Au moment de l'éclatement de la pandémie, le Chisholm Institute comptait près de 27 000 étudiants pour gérer à la fois sur terre et en mer, ainsi que près de 1 200 membres du personnel, organisations partenaires, employeurs, écoles locales et la communauté au sens large. Le nombre d'étudiants de Chisholm à l'époque comprenait:

  • 26 899 étudiants au total et à l'étranger;
  • 21 115 étudiants à terre, dont 3 557 EFP pour les élèves du secondaire;
  • 200 cours, dont 30 sont dispensés à l'EFP pour les élèves du secondaire situés dans 124 écoles du sud-est de Melbourne;
  • 1 200 employés - une combinaison d'enseignants à temps plein, à temps partiel et occasionnels, de personnel de soutien administratif professionnel, de gestionnaires et de cadres.

Toutes les livraisons à terre sont actuellement passées en ligne et / ou à distance, avec un retour sur le campus à partir du lundi 4 mai pour un petit nombre de cours qui nécessitent des activités pratiques et / ou une évaluation pour faire progresser l'apprentissage ou pour évaluer les compétences avant le stage. La plupart des cours qui devaient commencer en avril ont été reportés au début du semestre 2.

Actuellement, Chisholm a traité 541 retraits officiels, soit 28% de moins qu'à la même période l'an dernier.

Dans l'espace de deux courtes semaines, y compris les vacances de Pâques, Chisholm avait entrepris ce qui suit:

Gestion du personnel

  • négocié des modalités de travail flexibles temporaires avec le personnel;
  • a coordonné les exigences pour que la majorité des membres du personnel travaillent à distance, y compris l'accès aux ordinateurs portables et autres équipements de travail, l'accès à Internet, la combinaison des congés annuels, des soignants et d'autres dispositions négociées pour soutenir les dispositions relatives à la garde d'enfants, l'enseignement à domicile et d'autres situations personnelles;
  • Accès accru du personnel au Programme d'aide aux employés (PAE), qui a vu une augmentation des demandes;
  • Mettre en place un centre de bien-être pour le personnel, y compris l'accès à l'application Springday;
  • Mettre en place des consultations avec les syndicats pour les tenir informés des progrès;
  • Établi des directives pour travailler à distance et reprendre la livraison sur le campus;
  • Élaboration et perfectionnement de plans de continuité des activités, de pandémie et de rétablissement;
  • Développer un groupe de communication COVID, pour tenir tous les secteurs de l'Institut informés des actions entreprises;
  • Communication régulière à tout le personnel de l'Institut par le biais de bulletins d'information «People Talk» distribués trois fois par semaine;
  • Formation approfondie sur Zoom, Moodle et la livraison en ligne offerte au personnel enseignant. Un plan opérationnel a été mis en œuvre pour garantir que tout le personnel a été suffisamment formé pour soutenir les étudiants dans un environnement en ligne;
  • Zoom, Moodle et directives d'apprentissage en ligne développées pour les étudiants afin de les soutenir avec l'environnement d'apprentissage en ligne.

Marketing et communication

Un objectif majeur pour le marketing et la communication a été la communication avec les étudiants et la communauté au sens large. Au cours du dernier mois, les mesures suivantes ont été prises:

  • Cinq bulletins d'étudiants ont été distribués au cours du mois dernier, y compris des communications génériques et adaptées aux étudiants internationaux et de l'enseignement supérieur;
  • Une communication par e-mail régulière a été envoyée à tous les étudiants, décrivant le support disponible via Chisholm et des e-mails personnalisés ont été pris en charge pour les zones de livraison à envoyer aux étudiants concernant leurs informations de livraison pour le semestre 2.
  • Des communications électroniques régulières ont été fournies aux écoles secondaires en partenariat avec nos programmes VETDSS, et une communication personnalisée a été envoyée à ces élèves.
  • Des courriels ont été envoyés aux politiciens locaux, étatiques et fédéraux du Sud-Est, ainsi qu'à d'autres contacts communautaires clés.
  • Plus de soixante-dix demandes de courriels et de médias sociaux ont été gérées au cours du mois dernier, aidant directement les étudiants ou connectant les étudiants au département ou à la personne concernée.
  • Des pages de destination dédiées au site Web COVID-19 ont été développées avec un contenu Web revu et mis à jour quotidiennement.
  • Des médias sociaux et des contenus de blog spécifiques au climat ont été développés et partagés.
  • Le message en attente a été mis à jour pour les lignes téléphoniques internes et externes afin de refléter la réponse COVID-19 de Chisholm.
  • Le marketing et les communications ont soutenu le développement du site SharePoint / Internet Wellbeing Covid-19 en collaboration avec People, Culture and Safety.
  • L'engagement de la communauté des médias sociaux (nombre d'interactions) a augmenté de 139% YOY, passant de 6076 en mars 2019 à 14 510 en 2020, les étudiants cherchant des informations sur la réponse de Chisholm à Covid-19.
  • Le marketing a travaillé sur un projet pilote pour mettre en ligne diverses activités de recrutement. La première séance d'information interactive en ligne sera mise à l'essai avec l'équipe du cours de baccalauréat en comptabilité de Chisholm-La Trobe en mai / juin.

Soutien et engagement des étudiants

Tous les services de soutien et d'engagement des étudiants, y compris le conseil personnel, le soutien financier et la formation professionnelle, sont fournis à distance. Les demandes de services de conseil commencent à augmenter même si la demande a augmenté de 173% par rapport à l'année dernière, et le personnel créera des opportunités pour que les étudiants restent connectés pendant cette période grâce à des clubs sociaux et des groupes créés à distance. Les services sont disponibles sur une gamme de canaux, y compris le téléphone, le zoom, le webchat, le courrier électronique et via le site Web de la bibliothèque et les options de chat de la bibliothèque. La demande dans tous les services est stable et est supérieure à 60% par rapport à la même période l'an dernier.

Les services aux étudiants ont fourni du contenu pour la prestation de services via un site dédié à l'assistance aux étudiants Moodle. Cet espace comprendra des informations sur les services, des ateliers en direct avec des ressources de questions / réponses (par exemple, la pleine conscience, la gestion du budget, etc.), du matériel éducatif et des possibilités de connexion sociale. Il est prévu que le contenu de Moodle sera terminé et que le site sera opérationnel d'ici la fin avril. Cela fournira, pour la première fois, un accès à la prestation de services 24h / 24 et 7j / 7 via un canal pratique et accessible. 

 

Les services de soutien financier gèrent les étudiants en situation de crise financière, et un travail important a été entrepris pour fournir des conseils, des informations et des options de référence aux étudiants. Toutes ces informations sont disponibles sur la page Support financier. Le personnel des services de soutien financier gère également le programme de prêt d'ordinateurs portables pour les étudiants et Chisholm a reçu une demande pour près de 100 ordinateurs portables. Des travaux supplémentaires sont en cours pour accéder à des dongles Internet Wi-Fi qui seront également fournis aux étudiants selon les besoins.

L'expérience étudiante

Le personnel chargé de l'expérience étudiante a continué de traiter les demandes et les inscriptions des étudiants sur tous les campus, et un nombre limité de personnel travaille toujours sur le campus de Dandenong, Frankston, Berwick et Cranbourne pour soutenir les demandes de renseignements et les inscriptions sans rendez-vous. La plupart des processus d'inscription ont été modifiés pour être effectués à distance avec les candidats et semblent bien progresser. Au cours des deux dernières semaines, nous avons reçu près de 400 demandes et plus de 220 inscriptions.  

Des ordinateurs ont été installés à côté des espaces Expérience étudiante pour les étudiants qui peuvent avoir besoin d'accéder à des ordinateurs et / ou à une connexion Wi-Fi pour terminer leur apprentissage continu. Le personnel de Student Experience supervise ces zones et des pratiques strictes de distanciation sociale et d'hygiène sont respectées dans ces espaces.  

Fondation Caroline Chisholm pour l'éducation (CCEF)

Un travail considérable a été entrepris par la Fondation Caroline Chisholm Education pour soutenir les boursiers existants et soutenir les étudiants domestiques souffrant de difficultés financières. Les boursiers du CECC ont été contactés pour les informer du soutien disponible et un certain nombre d'étudiants ont été référés pour assistance.

Des conseils juridiques ont été demandés pour déterminer si la Fondation pouvait fournir une assistance aux étudiants internationaux. Les conseils ont confirmé qu'en raison du CCEF, les fonds ne peuvent pas être utilisés pour soutenir les étudiants internationaux. Chisholm soutient directement les étudiants internationaux.

 Grâce au soutien offert par la Fondation, le nombre de bourses a augmenté de près de 70% en glissement annuel.  

Chisholm en ligne

Chisholm Online offre actuellement vingt cours entièrement en ligne et une campagne de marketing a été rapidement développée pour encourager la communauté à rester à la maison et à étudier. La campagne - Restez à la maison et poursuivez votre appel, a connu un succès retentissant et a été retirée tôt en raison du nombre de demandes de renseignements générées. Le centre d'appels a été mis à niveau pour gérer le nombre de demandes de renseignements et le personnel réaffecté pour répondre aux demandes et soutenir le processus d'inscription.

Chisholm a également répondu à l'initiative Working for Victoria et offre actuellement six cours TAFE gratuits entièrement en ligne grâce à cette initiative.

L'enseignement supérieur

Tous les cours de l'enseignement supérieur sont passés à la livraison à distance pour soutenir les étudiants. Chisholm a récemment fait une demande pour dispenser des cours de courte durée dans l'enseignement supérieur par le biais du programme d'aide à l'enseignement supérieur. En cas de succès, la livraison commencera en mai.

Installations, santé et hygiène et support informatique

Un travail considérable a été entrepris sur tous les campus pour assurer la santé, la sécurité et le bien-être du personnel, des étudiants et de la communauté en général. Les activités ont été regroupées dans les quatre campus principaux de l'Institut et dans un bâtiment spécifique sur chaque campus. Un désinfectant pour les mains, des lingettes antiseptiques et des gants jetables ont été achetés et mis à disposition au besoin. 

Une fois que le personnel et les étudiants travaillaient à distance, les cafés et les bibliothèques ont été fermés. Des régimes de distanciation sociale strictes ont été mis en place dans les espaces qui sont restés ouverts avec des panneaux de signalisation au sol et au mur.

Un support informatique à distance a été mis en place pour aider les étudiants et le personnel à résoudre les problèmes informatiques rencontrés en travaillant à distance.

De plus amples informations sur la réponse de Chisholm au coronavirus sont disponibles sur le Site Web de Chisholm.

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