Información detallada sobre cómo se está transformando una gran institución - Chisholm Institute

Introducción

Como un servicio esencial, el Instituto Chisholm ha estado continuamente operativo y trabajando en estrecha colaboración con el Departamento de Educación y Capacitación de Victoria (DET) y el Departamento de Salud y Servicios Humanos (DHHS) para planificar y responder al impacto actual y potencial de el coronavirus (COVID-19) en nuestros estudiantes, personal y la comunidad en general. Hasta la fecha, no hemos tenido casos reportados o confirmados del virus.

En el momento del estallido de la pandemia, el Instituto Chisholm tenía casi 27,000 estudiantes para administrar tanto en tierra como en tierra, junto con casi 1,200 empleados, organizaciones asociadas, empleadores, escuelas locales y la comunidad en general. Los números de estudiantes de Chisholm en el momento incluyeron:

  • 26.899 estudiantes en total dentro y fuera de la costa;
  • 21,115 estudiantes en tierra que incluyeron 3,557 VET para estudiantes de secundaria;
  • 200 cursos de los cuales 30 se entregan a VET para estudiantes de secundaria ubicados en 124 escuelas en el sureste de Melbourne;
  • 1.200 empleados: una combinación de maestros a tiempo completo, a tiempo parcial y ocasionales, personal de apoyo administrativo profesional, gerentes y personal ejecutivo.

Actualmente, toda la entrega en tierra se ha trasladado a en línea y / o remota, con un regreso al campus desde el lunes 4 de mayo para una pequeña cantidad de cursos que requieren actividades prácticas y / o evaluación para progresar en el aprendizaje, o para evaluar habilidades antes de la colocación laboral. La mayoría de los cursos que debían comenzar en abril se pospusieron para comenzar el semestre 2.

Actualmente, Chisholm ha procesado 541 retiros formales, que es 28% menos que en el mismo período del año pasado.

En el espacio de dos breves semanas, incluido el receso de Pascua, Chisholm había emprendido lo siguiente:

Administración de personal

  • negoció acuerdos de trabajo flexibles temporales con el personal;
  • coordinó los requisitos para que la mayoría de los miembros del personal trabajen de manera remota, incluido el acceso a computadoras portátiles y otros equipos de trabajo, acceso a internet, combinación de licencias anuales, cuidado de los cuidadores y otros arreglos negociados para apoyar los arreglos de cuidado de niños, educación en el hogar y otras situaciones personales;
  • Mayor acceso del personal al Programa de Asistencia al Empleado (EAP), que ha visto un aumento en las solicitudes;
  • Configure un centro de bienestar para el personal, incluido el acceso a la aplicación Springday;
  • Establecer consultas con los sindicatos para mantenerlos informados sobre el progreso;
  • Directrices establecidas para trabajar de forma remota y reanudar la entrega en el campus;
  • Desarrolló y refinó planes de continuidad del negocio, pandemia y recuperación;
  • Desarrollé un grupo de comunicación COVID para mantener informadas a todas las áreas del Instituto sobre las acciones que se están llevando a cabo;
  • Proporcionó comunicación regular a todo el personal del Instituto a través de boletines informativos "People Talk" distribuidos tres veces por semana;
  • Amplia capacitación de Zoom, Moodle y entrega en línea brindada al personal docente. Se ha implementado un plan operativo para garantizar que todo el personal haya sido suficientemente capacitado para apoyar a los estudiantes en un entorno en línea;
  • Zoom, Moodle y pautas de aprendizaje en línea desarrolladas para que los estudiantes los apoyen con el entorno de aprendizaje en línea.

Marketing y comunicación

Un enfoque importante para Marketing y Comunicación ha sido la comunicación a los estudiantes y la comunidad en general. Durante el mes pasado se realizó lo siguiente:

  • Se distribuyeron cinco boletines informativos para estudiantes durante el último mes, incluidas comunicaciones genéricas y personalizadas a estudiantes internacionales y de educación superior;
  • Se ha enviado una comunicación regular por correo electrónico a todos los estudiantes, describiendo el soporte disponible a través de Chisholm y se han apoyado correos electrónicos personalizados para las áreas de entrega para enviar a los estudiantes con respecto a su información de entrega del término 2.
  • Se ha proporcionado comunicación por correo electrónico regular a las escuelas secundarias en asociación con nuestros programas VETDSS, y se ha enviado comunicación personalizada a esos estudiantes.
  • Se ha enviado una comunicación por correo electrónico a políticos locales, estatales y federales en el sureste junto con otros contactos clave de la comunidad.
  • Se han gestionado más de setenta consultas por correo electrónico y redes sociales en el último mes, ayudando directamente a los estudiantes o conectando a los estudiantes con el departamento o individuo correspondiente.
  • Las páginas de destino dedicadas del sitio web COVID-19 se han desarrollado con contenido web revisado y actualizado diariamente.
  • Se ha desarrollado y compartido contenido de blog y redes sociales específicas para el clima.
  • El mensaje en espera se ha actualizado para las líneas telefónicas internas y externas para reflejar la respuesta COVID-19 de Chisholm.
  • Marketing & Communications ha apoyado el desarrollo del sitio de SharePoint / Internet Wellbeing Covid-19 en conjunto con People, Culture and Safety.
  • La participación de la comunidad en las redes sociales (número de interacciones) aumentó en 139% YOY, de 6076 en marzo de 2019 a 14,510 en 2020 a medida que los estudiantes buscaban información sobre la respuesta de Chisholm a Covid-19
  • Marketing ha estado trabajando en un proyecto piloto para mover varias actividades de reclutamiento en línea. La primera sesión de información interactiva en línea se pondrá a prueba con el equipo del curso de Licenciatura en Contabilidad de Chisholm-La Trobe en mayo / junio.

Apoyo estudiantil y compromiso

Todos los servicios de apoyo y participación estudiantil, incluida la asesoría personal, el apoyo financiero y la educación profesional, se brindan de forma remota. Las solicitudes de servicios de asesoramiento comienzan a aumentar a pesar de que la demanda aumentó 173% el año pasado, y el personal establecerá oportunidades para que los estudiantes permanezcan conectados durante este tiempo a través de clubes sociales y grupos establecidos de forma remota. Los servicios están disponibles en una variedad de canales que incluyen teléfono, zoom, chat web, correo electrónico y a través del sitio web de la Biblioteca y las opciones de chat de la Biblioteca. La demanda en todos los servicios es constante y registra más de 60% más que en el mismo período del año pasado.

Los Servicios para Estudiantes han sido contenidos de entrega para la entrega de servicios a través de un sitio dedicado de Moodle de Soporte para Estudiantes. Este espacio incluirá información de servicio, talleres transmitidos en vivo con recursos de preguntas y respuestas (por ejemplo, atención plena, gestión del presupuesto, etc.), material educativo y oportunidades de conexión social. Se anticipa que el contenido de Moodle se completará y que el sitio estará activo a fines de abril. Esto proporcionará, por primera vez, acceso a la prestación de servicios 24/7 a través de un canal conveniente y accesible. 

 

Los servicios de apoyo financiero están administrando a los estudiantes que experimentan una crisis financiera, y se ha realizado un trabajo significativo para proporcionar asesoramiento, información y opciones de referencia para los estudiantes. Toda esta información está disponible en la página de Soporte Financiero. El personal de servicios de apoyo financiero también está administrando el esquema de préstamos para computadoras portátiles para los estudiantes y Chisholm ha solicitado casi 100 computadoras portátiles. Se está trabajando más para acceder a los dongles de internet wi-fi que también se proporcionarán a los estudiantes según sea necesario.

Experiencia del estudiante

El personal de Experiencia Estudiantil ha continuado atendiendo las consultas e inscripciones de los estudiantes en todos los campus, y un número limitado de personal todavía está trabajando en el campus de Dandenong, Frankston, Berwick y Cranbourne para apoyar las consultas e inscripciones sin cita previa. La mayoría de los procesos de inscripción se han modificado para completarse con los solicitantes de forma remota y parecen estar progresando bien. En las últimas dos semanas, hemos recibido casi 400 solicitudes y más de 220 inscripciones.  

Se han instalado computadoras adyacentes a los espacios de Experiencia Estudiantil para los estudiantes que pueden requerir acceso a computadoras y / o wi-fi para completar su aprendizaje en el aprendizaje. El personal de Experiencia Estudiantil está supervisando estas áreas y se respetan estrictas prácticas de distanciamiento social e higiene en estos espacios.  

Fundación Educativa Caroline Chisholm (CCEF)

La Fundación Educativa Caroline Chisholm ha realizado un trabajo extenso para apoyar a los becarios existentes y apoyar a los estudiantes nacionales que sufren dificultades financieras. Los becarios de CCEF han sido contactados para informarles sobre el apoyo disponible y varios estudiantes han sido referidos para asistencia.

Se buscó asesoramiento legal para determinar si la Fundación podría proporcionar asistencia a estudiantes internacionales. El consejo confirmó que debido a los fondos de CCEF no se puede utilizar para apoyar a los estudiantes internacionales. Chisholm está apoyando directamente a estudiantes internacionales.

 Como resultado del apoyo ofrecido a través de la Fundación, los números de becas han aumentado casi 70% año tras año.  

Chisholm en línea

Chisholm Online actualmente ofrece veinte cursos completamente en línea y se desarrolló rápidamente una campaña de marketing para alentar a la comunidad a quedarse en casa y estudiar. La campaña, Stay Home y Chase Your Calling, fue extremadamente exitosa y se retiró temprano debido a la cantidad de consultas generadas. El Centro de llamadas se actualizó para administrar la cantidad de consultas y el personal reasignado para responder consultas y apoyar el proceso de inscripción.

Chisholm también respondió a la Iniciativa Trabajar para Victoria y actualmente ofrece seis cursos gratuitos de TAFE totalmente en línea a través de esta iniciativa.

Educación más alta

Todos los cursos de educación superior se han trasladado a la entrega remota para apoyar a los estudiantes. Chisholm ha solicitado recientemente ofrecer cursos cortos de educación superior a través del paquete de ayuda para la educación superior. Si tiene éxito, comenzarían a entregarse en mayo.

Instalaciones, salud e higiene y soporte informático.

Se ha realizado un trabajo extenso en todos los campus para garantizar la salud, la seguridad y el bienestar del personal, los estudiantes y la comunidad en general. Las actividades se han consolidado en los cuatro campus principales del Instituto y en edificios específicos de cada campus. Se compraron desinfectantes para manos, toallitas antisépticas y guantes desechables y se pusieron a disposición según se requirió. 

Una vez que el personal y los estudiantes trabajaban de forma remota, se cerraron los cafés y los espacios de la biblioteca. Se implementaron estrictos regímenes de distanciamiento social en espacios que permanecieron abiertos con señalización de piso y pared erigida

El soporte remoto de TI se configuró para ayudar a los estudiantes y al personal con cualquier problema de TI experimentado al trabajar de forma remota.

Puede encontrar más información sobre la respuesta de Chisholm al Coronavirus en el Sitio web de Chisholm

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